Orde met ordners

Geschreven op: 21 mei 2016 Categorieën: Zakelijk , Particulier , Administratie
Orde met ordners

Door het jaar heen krijgt u te maken met veel schriftelijke communicatie. Rekeningen, polissen, informatie etc. horen allemaal bij uw administratie.

Als particulier bent u niet wettelijk verplicht uw financiële administratie (zoals bankafschriften, jaaropgaven en loonstrookjes) te bewaren, echter mag de belastingdienst bij een controle wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Het is om deze reden erg verstandig om uw financiële stukken in ieder geval 5 jaar lang te bewaren.



Tip:



Voor ondernemers zit het net iets anders. Bedrijven en zelfstandigen hebben een bewaarplicht voor de periode van 7 jaar. Voor onroerend goed is er zelfs sprake van een bewaarplicht voor de periode van 10 jaar.


Tip:

Lees onze blogpost over het bewaarplicht van de bedrijfsadministratie.



Hoe moet u al dat papierwerk bewaren? Een goede optie is: gebruik ordners. Een ordner is tenslotte bedoeld als opbergplek voor belangrijke documenten.

U kunt kiezen om één of meer ordners te gebruiken. Mijn advies voor ondernemers is: gebruik één of hooguit twee ordners per boekjaar (afhankelijk van de grote van uw onderneming).

Voor particulieren kan het makkelijker zijn, voor ieder gezinslid een aparte ordner te gebruiken.

Maak duidelijk etiketten voor iedere ordner of gebruik verschillende kleur ordners om aan te duiden wat er in de ordner opgeborgen is.

Om alles overzichtelijker te maken gebruikt u in de ordner zelf tabbladen.

Ondernemers die ervoor kiezen om één ordner te gebruiken kunnen de volgende schema aanhouden:

  • Inkoop;
  • Verkoop;
  • Bank;
  • Kas;
  • BTW;
  • Correspondentie;
Bij de particulieren kan de schema enorm variëren. U kunt ervoor kiezen om alfabetisch tabbladen gebruiken en uw crediteuren op volgorde van de alfabet op te bergen. Een andere optie zijn de numerieke tabbladen waarbij u alle documenten op datum van ontvangst opbergt.



Voorkom stapels papier


Bij het openen van de post sorteer meteen de post:

- Rekeningen die betaald moeten worden
- Informatie brieven - kunnen meteen opgeborgen worden
- Reclame - lezen en weggooien

Stel het opbergwerk niet te laat uit en probeer alles meteen in de ordner te plaatsen. Zo voorkomt u stapels papier en verminderd u de risico belangrijke documenten kwijt te raken.


Gerelateerde artikelen