Bewaarplicht privé administratie

Geschreven op: 21 april 2016 Categorieën: Particulier , Administratie
Bewaarplicht privé administratie
Jaaropgaven van bank, werkgever, uitkeringsinstantie, pensioenfonds en verzekeraar;· Bankafschriften;· openbaarvervoerverklaring;· Rekeningen, betalingsbewijzen en bonnetjes van opgevoerde aftrekposten, zoals niet-vergoede ziektekosten, studiekosten, hypotheekrente, erfpacht, lijfrentepremie, partneralimentatie en giften.

Iedereen kent wel ‘de regel’ dat je de privéadministratie minimaal 5 jaar moet bewaren. Maar niet iedereen weet precies waarom.

Het is de navorderingstermijn van de belastingdienst. Als blijkt dat je (binnenlands) vermogen hebt verzwegen, mag de belastingdienst maximaal 5 jaar belasting navorderen. Heb je uitstel gekregen, dan wordt de termijn van 5 jaar verlengd met de duur van het uitstel. Voor buitenlands inkomen en vermogen geldt zelfs een navorderingstermijn van 12 jaar.

Kan je dan na het verstrijken van 5 jaar alles weggooien? Nee, niet doen!

Misschien heb je bepaalde belastingstukken ook in de verre toekomst nog nodig. Het spreekt voor zich dat je belangrijke documenten - zoals notariële akten, de koopovereenkomst van je huis, het originele polisblad van een levensverzekering en arbeidsovereenkomsten - voor altijd bewaart.

Ook belastingpapieren kunnen tot de categorie ‘belangrijke documenten’ behoren. Ga er niet vanuit dat de Belastingdienst die voor jou bewaart.

In de volgende situaties bewaar je belastingpapieren veel langer dan 5 jaar:*

  • Je hebt een eigen-woningschuld. Bewaar alle rekeningen, die je hebt betaald met geleend geld (ook niet-hypothecaire leningen) tot 5 jaar nadat de hypotheeklening volledig is afgelost. Je mag namelijk alleen de rente op de lening aftrekken voor zover je de lening gebruikt voor de aankoop, verbetering of onderhoud van de eigen woning. Voorbeelden zijn rekeningen van de makelaar, taxateur, notaris, NHG, aannemer en bouwmaterialenhandel. De belastingdienst kan erom vragen.

  • Je hebt een lijfrentepolis, waarvan je de premie niet (of gedeeltelijk) als aftrekpost opvoert. Bewaar alle aangiften, betalingsbewijzen van de lijfrentepremie en aanslagen totdat de lijfrente tot uitkering komt. Dit kan nog jaren duren. De uitkering is namelijk (gedeeltelijk) onbelast. Maar dit zal jij dan wel moeten kunnen aantonen met de door jou zorgvuldig bewaarde gegevens.

  • Als een van je ouders is overleden, kan het zijn dat je recht kreeg op een erfdeel (ook wel kindsdeel genoemd). Vaak is dit erfdeel niet uitgekeerd, omdat dit pas opeisbaar wordt bij overlijden van de andere ouder. Waarschijnlijk was wel erfbelasting betaald (door jou of voorgeschoten door de nog levende ouder). Bewaar in dat geval een kopie van de destijds ingediende aangifte erfbelasting om te voorkomen dat je uiteindelijk - nadat de andere ouder is overleden - nog een keer erfbelasting betaalt over dat deel.

  • Je hebt je kinderen een 'schenking op papier' gedaan om erfbelasting te besparen. De kinderen kunnen de geldlening pas opeisen na jouw overlijden. Bewaar een kopie van de ingediende schenkingsaangifte, samen met een afschrift van de schenkingsakte en kopieën van de jaarlijkse rentebetalingen. Het zou jammer zijn als toch erfbelasting wordt geheven over het geschonken bedrag.

Om te voorkomen dat jouw archief uitpuilt en je door de bomen het bos niet meer ziet, haal je jaarlijks de bezem door jouw mappen. De volgende papieren kun je met een gerust hart weggooien of liever vernietigen:·

  • Salaris- of uitkeringsstrookjes van afgelopen jaren;· 
  • Rekeningen en bonnen die je betaald hebt met eigen geld en niet kan opvoeren als aftrekpost, tenzij het gaat om waardevolle aankopen! Deze moet je natuurlijk bewaren zolang je het aangekochte artikel in je bezit hebt;
  • Oude polisbladen van schadeverzekeringen, waarvan je jaarlijks een nieuw exemplaar ontvangt, tenzij je nog oude schades moet afhandelen.

Bewaren is een kunst maar terugvinden ook. Het is erg prettig om snel de juiste papieren terug te vinden als je ze nodig hebt. Het bespaart je geld, tijd en ergernis. Het lukt alleen als je de administratie netjes hebt geordend in mappen met een goede indeling.

En jaarlijks opschonen dus!


Gerelateerde artikelen